E-Mail-Signaturen

Eine zentralisierte CI spart Ihnen Zeit und Kosten.

E-Mail-Signaturen sind die virtuelle Visitenkarte eines Unternehmens. Nicht nur die Firmenadresse und der altbekannte Legal Disclaimer (rechtlicher Hinweis) zählen zur Fußnote einer geschäftlichen E-Mail, sondern zunehmend auch Logos, Schriftzüge, Grafiken und eigene Schriften. Diese anspruchsvollen Signaturen in einem großen Netzwerk in allen E-Mails zentral einzufügen, ist eine wachsende Aufgabe zuverlässiger IT-Arbeit.

Der IT obliegt die Verantwortung, die E-Mail-Signaturen zentral in einem Netzwerk zu verwalten, um sie einheitlich und automatisiert im gesamten Unternehmen zu verbreiten. Durch die zentrale Verwaltung wird eine konsequente Einhaltung der Vorgaben an die CI (Corporate Identity) garantiert und zudem kostbare Zeit gespart.

Wenn Ihre Mitarbeiter dagegen manuelle Anpassungen in der Signatur des E-Mail-Programms vornehmen, kostet das unnötige Arbeitszeit und Abweichungen und Fehler sind meistens unumgänglich. Außerdem wird durch die Zentralisierung sichergestellt, dass gesetzlich erforderliche Vorgaben wie der Legal Disclaimer, Copyright-Angaben, der Gerichtsstand oder die Steuernummer in jeder offiziellen geschäftlichen E-Mail vorhanden sind.

E-Mail-Signaturen bieten Platz für Vermarktungsstrategien

Dazu kommt die Tatsache, dass CI-Abbinder bzw. „Fußnoten“ in E-Mails heute längst dynamisch sind und oft aktuelle und zusätzliche Angaben enthalten – auch aus Marketinggründen. Eine neue Firmenadresse oder Gesellschaftsform kann über eine zentrale CI-Verwaltung ebenso schnell integriert werden wie z.B. ein Link zu einem neuen Web-Special, eine Produktwerbung oder die Ankündigung eines Messetermins.

Durch die anspruchsvolle IT können CI-Auftritte sogar dahin gehend programmiert werden, dass ein bestimmtes Gültigkeitsdatum eingehalten wird. Am Ende des Messeauftritts oder bei einem ablaufenden Zeitraum für eine Produktwerbung kann die Signatur schnell so umgestellt werden, dass die veralteten Informationen verschwinden und nicht weiter kommuniziert werden.

Dieser Prozess ist gerade unter rechtlichen Aspekten wichtig, wenn z.B. Infos nach einem bestimmten Datum nicht mehr kommuniziert werden dürfen. Solche Fehler können im schlimmsten Fall Abmahnungen oder Wettbewerbsnachteile mit sich bringen.

Zentralisierte CI garantiert Wirtschaftlichkeit und Einheitlichkeit

Ferner hält eine zentral gesteuerte CI-Signatur noch weitere Vorteile für Sie parat. Alle Texte, Links und Grafiken können jederzeit schnell und komfortabel ausgetauscht und aktualisiert werden. Dynamische Inhalte können auch als Zufallseinblendungen gesteuert werden.

Für unterschiedliche Kommunikationswege wie Senden, Antworten oder Weiterleiten sind zudem unterschiedliche Signaturen einsetzbar. Die zentralisierte CI unterstützt dazu alle Windows Server Versionen, Citrix Terminal Services und gängige E-Mail Clients wie Microsoft Outlook und Lotus Notes.

Plenium versteht sich als kompetenter Partner für Ihren Geschäftsauftritt und hilft Ihnen gerne dabei, Ihre zentral verwaltete CI-Signatur in Ihr Netzwerk und Ihre Datenkommunikation zu integrieren. Damit treten Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern gegenüber noch professioneller auf.

Dazu bieten wir Ihnen nach der Integration einen kompetenten und schnellen Support, damit Ihre CI künftig immer Ihren Wünschen entspricht. Sprechen Sie uns einfach an. Wir freuen uns, Sie unverbindlich zu diesem Thema beraten zu dürfen.

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